MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
ENTES RECAUDADORES
DEL COSEVI
Este manual tiene como propósito fundamental, establecer los pasos a seguir para efectuar las labores de recaudación de los montos provenientes de las multas por infracciones a la Ley de Tránsito y del cobro de otros cánones propios de la administración del COSEVI.
Objetivo General:
Efectuar una recaudación eficaz, eficiente y segura de las de multas aplicadas a conductores infractores de la Ley de Tránsito, así como de los cánones por otros servicios como lo son cursos teóricos y pruebas prácticas de manejo y la emisión de licencias de conducir.
Alcance:
Comprenderá a todos aquellos funcionarios y/ o entes recaudadores, que de una u otra forma tendrán relación directa con la administración del COSEVI, por medio de la prestación de servicios de recaudación por infracciones a la Ley de Tránsito o el de otros tipos de cobro autorizados por la Institución.
Responsables:
Serán todos aquellos gerentes, administradores, jefes de sucursal, tesoreros, responsables de la recaudación de ingresos o responsables de las cajas recaudadoras, que estén directamente involucrados en el proceso de cobro de los ingresos institucionales del COSEVI.
ASPECTOS GENERALES
De los Entes Recaudadores
Mediante aviso publicado en los distintos periódicos de circulación nacional, se invitará a participar a personas físicas o jurídicas a ser Entes Recaudadores autorizados por COSEVI, de Multas de Tránsito, Cánones por Cursos Teóricos, Pruebas Prácticas y Emisión de Licencias de Conducir.
Los interesados deberán presentar a la Dirección Financiera del COSEVI, las ofertas de servicios de recaudación con los requisitos estipulados en el Reglamento.
El COSEVI estudiará las ofertas de servicios de recaudación, para determinar si los interesados cumplen con todos los requisitos solicitados.
La Dirección Financiera junto con un ingeniero del COSEVI, realizará previo a la selección de los entes recaudadores, una inspección a las instalaciones del recaudador con la finalidad de evaluar algunos aspectos importantes para su selección.
La Asesoría Legal del COSEVI, se encargará de evaluar la idoneidad de los documentos presentados por los Entes Recaudadores.
Si la contratación es recomendada y los Entes Recaudadores cumplen con todos los requisitos previamente establecidos, la Dirección Financiera remitirá la oferta a la Dirección Ejecutiva para que decida la contratación.
Si la oferta es aprobada por la Dirección Ejecutiva, la Asesoría Legal, se encargará de confeccionar el respectivo contrato de servicios y solicitará al recaudador, la rendición de la garantía de cumplimiento correspondiente, según sea el caso.
Los Entes Recaudadores seleccionados pondrán a disposición de los usuarios del COSEVI, mediante un sistema de CONECTIVIDAD, cajas recaudadoras autorizadas para el cobro de diferentes cánones por Cursos Teóricos y Pruebas Prácticas de Manejo, así como la Emisión de Licencias de Conducir y Multas por Infracciones a la Ley de Tránsito.
Los recaudadores deberán enviar un listado al COSEVI, con los nombres, calidades y puestos de los funcionarios que estarán a cargo de las cajas recaudadoras en donde se realicen los cobros de las infracciones y de los otros cánones autorizados por el COSEVI.
Acreditar a las cuentas corrientes bancarias que el COSEVI señalará, las sumas recaudadas diariamente.
Asumir la responsabilidad de la custodia y seguridad de los dineros que sean recaudados y depositados en las cuentas corrientes del COSEVI.
Comprometerse a guardar la confidencialidad de los datos que el COSEVI le suministrará en forma de bases de datos. Al terminar la relación contractual devolverá o destruirá toda la Información Confidencial.
Todos los trabajadores acreditados por el Ente Recaudador, deberán firmar un documento adicional de confidencialidad relacionado con el servicio que prestarán al COSEVI.
Las cajas recaudadoras, deberán estar ubicadas en un lugar que reúna las suficientes condiciones de seguridad y comodidad, tanto para los usuarios, como para el COSEVI.
Por conveniencia, los entes recaudadores que se encarguen del cobro de las multas por infracciones, así como de otros cánones, deberán estar ubicados lo más cercano posible a las Regionales de Licencias, Policía de Tránsito, Transporte Público y Juzgados de Tránsito.
Las cajas recaudadoras deberán contar unas dimensiones al menos de 1,95 metros de ancho, por 2,50 metros de largo. Ver anexo # 1 Dimensiones Caja Recaudadora.
Para resguardar los montos recaudados, será necesario que las cajas recaudadoras cuenten con cajas de seguridad resistentes a robo y fuego y que tengan cerraduras de combinación secreta de alta seguridad, así como suscribir una póliza con el Instituto Nacional de Seguros por los dineros recaudados que se mantienen en su custodia o en tránsito para el depósito.
Acreditar los montos recaudados, a más tardar el siguiente día hábil en que se realizó la transacción. Los días sábado, domingo o feriados los pagos se registrarán con la fecha del día en que se realizó la cancelación, aunque la nota de crédito se realice con fecha del cierre del siguiente día hábil.
El depósito deberá hacerse llegar al COSEVI en forma desglosada, es decir, indicando los montos totales, por cada uno de los conceptos recaudados.
Entregar las notas de crédito originales al Administrador del contrato del COSEVI, a más tardar al día siguiente en que se realizó el depósito bancario.
Si existe alguna diferencia entre la suma que deposita el ente recaudador y lo recaudado, se deberá realizar inmediatamente un ajuste o depósito por la diferencia y enviar el original de la nota de débito al COSEVI, de conformidad con la hora establecida.
Si se genera un doble pago de infracciones, cánones por Cursos Teóricos, Pruebas Prácticas o emisión de Licencias de Conducir, el dinero será debitado de la cuenta del COSEVI antes de que se realice el depósito, sin que esto represente algún cargo extra para la Institución.
El COSEVI pagará la comisión mensualmente a los Entes Recaudadores Bancarios Privados y no Bancarios.
El Ente Recaudador deberá vigilar y controlar la documentación del COSEVI que tiene en su poder y ser el responsable por la pérdida o el mal uso que se le dé a la misma.
El Ente Recaudador emitirá y entregará a más tardar al siguiente día hábil un informe al funcionario autorizado del COSEVI, o por medio de correo electrónico; de las recaudaciones que a nivel nacional ha realizado el ente recaudador.
El COSEVI por medio de su personal autorizado, visitará los puntos de cobro, con la finalidad de inspeccionar que el trabajo objeto, esté siendo desarrollado adecuadamente.
El Ente Recaudador atenderá y resolverá tanto consultas como quejas que los usuarios presenten, de acuerdo con los servicios que se brindan, o buscar solución alterna con el COSEVI.
Solicitar autorización al COSEVI, por medio de una nota formal, cuando se desee adicionar cajas recaudadoras.
Solicitar autorización al COSEVI, en el caso de plantear el cambio de ubicación de las cajas recaudadoras o cerrarlas y comunicarlo oportunamente a los usuarios del servicio.
Mantener funcionando las cajas, por un tiempo mínimo de ocho horas diarias.
Comunicar a los usuarios, cuando procedan a abrir, cerrar o cambiar alguno de los puntos de recaudación autorizados por el COSEVI.
La recaudación se deberá realizar durante los siete días de la semana, las 24 horas del día, incluyendo asuetos y feriados.
Mantener software y hardware con la tecnología vigente, conservar actualizados los equipos, que tengan capacidad de procesamiento, capacidad de almacenamiento, así como contar con los programas informáticos necesarios para brindar un excelente servicio a los usuarios.
Respaldar la información por medios electrónicos, magnéticos o papel en el caso de que se produzca una falla en la comunicación o en el Sistema Central del Ente Recaudador.
Realizar el proceso de mantenimiento de los equipos cuando sea necesario, entre las 00:00 horas y las 06:00 horas para no afectar la atención a los usuarios.
De los pagos
Solicitar a los usuarios el número de cualquiera de los siguientes documentos, para poder realizar los pagos de cancelación de los compromisos: Cédula de identidad o residencia, pasaporte, permiso temporal de conducir, número de placa del vehículo, o número de las boletas de citación o la orden de pago de multa por infracción
Aceptar pagos aún y cuando no exista comunicación en línea, siempre y cuando el usuario brinde los datos necesarios, indicados anteriormente.
Entregar a los usuarios el comprobante de pago de las multas y sus recargos, o por los otros cánones por Cursos Teóricos y Pruebas Prácticas de Manejo y la Emisión de Licencias de Conducir.
El comprobante de pago deberá contener la fecha de pago, el nombre y firma del cajero y los sellos de cancelación del Ente Recaudador.
Cuando sean Pagos de Multas, se deberá incluir el número de boleta de citación, el número de placa del vehículo, los artículos infringidos, el monto global de la multa y los montos correspondientes al 30% PANI y el 3% por mora hasta por un año, sobre el monto de la multa y el porcentaje correspondiente al PANI.
Para los Cursos Teóricos y Pruebas Prácticas de Manejo, se requerirá indicar el nombre completo y número de identificación del interesado, junto con el monto pagado.
Para la emisión de Licencias de Conducir se debe indicar también, el nombre completo y número de identificación del conductor o aspirante, junto con el monto pagado.
Recibir pagos en efectivo, cheque, tarjetas de crédito y / o débito, siempre que el emisor del medio de pago sea el mismo Ente Recaudador; sin que esto represente algún cargo adicional al COSEVI.
Si se realiza una duplicación del pago, el cajero podrá aplicar la reversión si el sistema se lo permite; sino el usuario deberá terminar de realizar su gestión en las oficinas centrales del COSEVI.
Para recepción de pagos fuera de línea, en el caso de las multas por infracciones a la Ley de Tránsito, se deberá presentar necesariamente la boleta de citación o la orden de pago de multa por infracciones.
Los Cursos Teóricos, Pruebas Prácticas y Emisión de Licencias se podrán cancelar fuera de línea, siempre y cuando se presente cualquiera de los documentos de identificación.
Los pagos tramitados fuera de línea, se emitirán en dos tantos, uno para el ente recaudador y otro para el usuario.
El COSEVI por medio de la Dirección Financiera, será responsable de dar a conocer todos los formularios e información que contribuyan a realizar la correcta recaudación, custodia y administración de los ingresos de la Institución.
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